فهرسة الارشيف

نظام داتالينك للارشفه الالكترونيه هو نظام حاسوبي يستخدم لإدارة الوثائق بهدف التخزين و الاستدعاء للوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية و الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها ويتم التعامل من خلال امن البيانات و صلاحيات المستخدمين عليها . ، ويتم تكويد المستندات المحفوظه بمسلسلات رقمية لاستخدام الباركوود وهذا يشمل الوثائق الالكترونية و الصور ، ويتم حفظ صور الوثائق والمستندات و ايضا ملفت الورد و الاكسيل و البيدي اف وحفظها داخل قواعد بيانات مايكروسوفت MS-SQL SERVER . و يهدف النظام الى خدمة الغرف التجارية و المصانع و الشركات و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقه بشئون الادارة الماليه ويتكامل معها بمعلومية نوع المستند داخل الدورة المستنديه وشئون الموارد البشرية لارشفة مسوغات التعيين و ربطها بكود الموظف وكذلك ارشفة نماذج التامينات و ايصالات الضرائب بالاضافة الى وجود دورة خاصة بارشفة اجتماعات و قرارات مجلس الادارة و شئون الاعضاء و نظم سير العمل من حركة صادر و وارد ومن خصائص النظام انه يعمل على إدارة و تأمين و مشاركة المعلومات داخل المنظمة من خلال قائمة تعريفات النظام يمكن تحديد البنية الشجرية لتصنيف المستندات و حالة المستند كما يمكن تعريف أماكن المجلدات على الأرفف وذلك لتسهيل عملية البحث عن الوثيقة الورقية - لكل مستند رقم كود لا يتكرر و يتم اظهار الباركوود اسفل المستند عند طباعة الوثائق و يعبر الباركوود عن هوية المستند و يتم استدعاء كافة بيانات المستند بمعلومية الباركوود .

يمكن استخدام خاصية المسح الضوئي او اختيار ملف من القرص الصلب , دعم خاصية السحب والإسقاط ( Drag & Drop ) و تتم عملية تخزين الوثائق داخل قواعد البيانات Ms-SQL server او على مسارات الجهاز الخادم .

• البحث بمعلومية الادارة
• البحث بمعلومية نوع المستند
• البحث بمعلومية مكان التخزين .
• البحث بمعلومية جهة التعامل
• البحث بتاريخ المستند .

إمكانية البحث عن الوثائق مع بالتصنيفات، بحقول الفهرسة، بالمستويات، ) و تتم عملية البحث بمعلومية طبيعة المستند - نوع المستند - تاريخ الارشفة - جهة التعامل - رقم الباركوود ...

تبادل رسائل البريد الإلكتروني والوثائق المرفقة بها بين مستخدمي النظام دون الحاجة لأي خادم بريد إلكتروني خارجى تحتفظ الوثائق بخواص السرية لها عند تبادلها بين المستخدمين. لا تحجز الوثائق أي حيز عند تبادلها في البريد الإلكتروني نظرًا لأنها تمرر كإختصارات إلى الرسالة ولا تنقل الوثيقة نفسها. .

من قائمة خطط مهام الارشفة يمكن تحديد خطة عمل على مدار فترة زمنية محدده و يتم تحديد كمية او عدد المستندات المطلوب ارشفتها ومهام عمل كل موظف من عملية المسح و الارشفه على مستو كل يوم . و يستخرج تقرير مقارنة بين الكمية المخططه و الكميه المطلوب تنفيذها و الانحراف الناتج عنهما ...

من قائمة خطط مهام الارشفة يمكن تحديد خطة عمل على مدار فترة زمنية محدده و يتم تحديد كمية او عدد المستندات المطلوب ارشفتها ومهام عمل كل موظف من عملية المسح و الارشفه على مستو كل يوم . و يستخرج تقرير مقارنة بين الكمية المخططه و الكميه المطلوب تنفيذها و الانحراف الناتج عنهما ...

من قائمة امن النظام يتم اضافة صلاحيات المستويات الامنية و اضافة المستخدمين وربطهم بالمستوى الامنى و يمكن تحديد زمن الدخول إلى النظام بالنسبة لمستخدمين معينين ، مع خاصية تحديد تاريخ انتهاء صلاحيات كلمات المرور , مراقبة جميع الفعاليات التي يمكن أن يقوم بها المستخدمين , تشفير كلمات المرور للمزيد من الأمن , تنبيه بواسطة البريد الإلكتروني لمحاولات الدخول غير الناجحة .

إمكانية الربط مع البرامج المالية فى حالة استخدام المنظومة الكاملة من برامج المالية وبرامج شئون العاملين وبرامج ادارة علاقات العملاء .

الارشيف الادارى

• ارشفة حركة الوارد
• ارشفة حركة الصادر
• ارشيف مجلس الادارة
• البحث بمعلومية جهة التعامل
• ارشيف الشئون القانونية .

ارشيف شئون العاملين

• ارشفة مسوغات التعيين
• ارشفة عقود الموظفين
• نماذج تقييم اداء الموظفين
• القرارت الادارية للعاملين

ارشيف الماليات

• اارشفة اوامر توريد الموردين
• ارشفة تعاقدات وفواتير الموردين
• ارشيف الجرد و المخازن
• ارشيف الحركات البنكية
• ارشيف الحسابات العامة

ارشيف شئون العضوية

• مراسلات واخطارات للاعضاء
• ارشفة القرارات الادارية للاعضاء